Polityka prywatności

Obowiązuje od 21 sierpnia 2026 r.

W tej Polityce wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy w sklepie Kulczycki Design, w jakich celach, na jakiej podstawie i jak długo, komu możemy je przekazać oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych jest Tomasz Kulczycki Design, ul. Zbożowa 93, 10-806 Olsztyn, NIP: 7393914478, REGON: 380148509, dalej „Administrator”.
2. W sprawach związanych z prywatnością można kontaktować się pod adresem biuro@kulczyckidesign.pl, listownie na adres Administratora.
3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Wszelkie żądania dotyczące danych należy kierować bezpośrednio na powyższe dane kontaktowe.

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania ze sklepu możemy przetwarzać:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, nazwa firmy, adres, e-mail i numer telefonu;
• dane rozliczeniowe, w tym NIP, informacje o zamówieniu, płatności i dokumencie sprzedaży;
• dane konta: identyfikator użytkownika, zaszyfrowane hasło, historia logowania, ustawienia bezpieczeństwa i role;
• dane zamówień, koszyków, licencji, aktywacji, domen, pobrań, aktualizacji i zgłoszeń technicznych;
• treść korespondencji, formularzy kontaktowych, reklamacji, opinii i zgłoszeń do wsparcia;
• dane techniczne: adres IP, identyfikatory sesji i urządzenia, typ przeglądarki, system operacyjny, data i czas zdarzenia, odwiedzone adresy oraz logi bezpieczeństwa;
• dane o źródle wizyty i skuteczności kampanii, np. parametry UTM, jeżeli są dostępne;
• wybory dotyczące plików cookie, marketingu i przypomnień o porzuconym koszyku.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

3.1. Zamówienia, płatności, licencje i dostarczenie produktów

Dane przetwarzamy w celu przyjęcia i wykonania zamówienia, obsługi płatności, dostarczenia plików i kluczy, aktywacji licencji, prowadzenia konta oraz komunikacji związanej z umową. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania na żądanie osoby przed jej zawarciem.

Dane przechowujemy przez czas wykonywania umowy i obowiązywania licencji, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. Dane znajdujące się w dokumentacji podatkowej i księgowej przechowujemy przez okres wymagany przepisami, zasadniczo 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

3.2. Obowiązki księgowe, podatkowe i prawne

Dane z faktur, płatności i dokumentacji transakcji przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, aby wypełniać obowiązki wynikające z prawa podatkowego, rachunkowego, konsumenckiego i innych obowiązujących przepisów. Okres przechowywania wynika z tych przepisów.

3.3. Konto klienta

Dane konta przetwarzamy w celu jego utworzenia i utrzymania, zapewnienia dostępu do licencji, plików, faktur, historii zamówień i wsparcia. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane konta przechowujemy do jego usunięcia, z wyjątkiem danych, które musimy dalej przechowywać ze względu na obowiązek prawny, licencję, bezpieczeństwo albo obronę roszczeń.

3.4. Kontakt, wsparcie, reklamacje i odstąpienia

Dane podane w formularzu lub korespondencji przetwarzamy, aby odpowiedzieć na pytanie, obsłużyć zgłoszenie, reklamację albo odstąpienie. Podstawą jest – zależnie od sprawy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji, dokumentowaniu ustaleń i ochronie praw Administratora oraz klienta. Dane przechowujemy do zakończenia sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń.

3.5. Bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom

Logi, adresy IP, zdarzenia logowania, resetowania hasła, uwierzytelniania, płatności i aktywacji licencji przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona kont, sklepu, transakcji i licencji, wykrywanie oszustw, ustalanie przyczyn błędów oraz dochodzenie lub obrona roszczeń. Dane przechowujemy przez okres konieczny do realizacji tych celów, zgodnie z cyklem rotacji logów i oceną ryzyka. Informacje dotyczące konkretnego incydentu możemy zachować dłużej, do czasu jego wyjaśnienia albo upływu terminu roszczeń.

3.6. Porzucone koszyki

Jeżeli użytkownik dobrowolnie zapisze się na przypomnienie o koszyku i potwierdzi adres e-mail, przetwarzamy jego adres, zawartość koszyka, informacje o kliknięciu i źródle wizyty w celu wysłania przypomnienia i zmierzenia jego skuteczności. Podstawą jest zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać linkiem w wiadomości lub kontaktując się z nami. Dane przetwarzamy do wycofania zgody, wypisania, odzyskania lub wygaśnięcia koszyka, a później tylko w niezbędnym zakresie w celu wykazania udzielonej zgody albo obrony roszczeń.

3.7. Analityka i marketing

Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę w ustawieniach cookies, możemy korzystać z narzędzi analitycznych i reklamowych, takich jak Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel lub TikTok Pixel. Dane mogą obejmować identyfikatory internetowe, informacje o urządzeniu, odwiedzinach i konwersjach. Podstawą jest zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – oraz zgoda wymagana przepisami dotyczącymi przechowywania informacji na urządzeniu użytkownika.

Zgoda jest dobrowolna i można ją w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach cookies. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Dane są przetwarzane do wycofania zgody albo przez okres wskazany dla danego narzędzia w deklaracji cookies.

3.8. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Informacje dotyczące umów, komunikacji i zdarzeń możemy przechowywać na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń, a jeżeli postępowanie już się rozpoczęło – do jego prawomocnego zakończenia.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

1. Podanie danych wymaganych w kasie jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia i wykonania zamówienia. Bez nich nie zawrzemy umowy ani nie dostarczymy produktu.
2. Podanie danych oznaczonych jako wymagane w formularzu kontaktowym jest niezbędne do udzielenia odpowiedzi.
3. Założenie konta, zgoda na opcjonalne cookies oraz zgoda na przypomnienie o koszyku są dobrowolne. Brak zgody marketingowej lub statystycznej nie ogranicza możliwości korzystania z podstawowych funkcji sklepu.

5. Źródła danych

Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od użytkownika. Dane techniczne powstają podczas korzystania ze sklepu. Informacje o statusie płatności otrzymujemy od operatora płatności lub banku. Jeżeli zamówienie zostało złożone na zewnętrznej platformie, np. Allegro, dane zamówienia możemy otrzymać od tej platformy zgodnie z jej zasadami i zawartą umową.

6. Odbiorcy danych

Dane możemy przekazywać wyłącznie w zakresie niezbędnym:

• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, kopii zapasowych oraz usług IT i bezpieczeństwa;
• operatorom płatności, w szczególności Przelewy24 lub Tpay, oraz bankom – gdy Kupujący wybierze daną metodę płatności;
• dostawcy systemu fakturowania wFirma, biuru rachunkowemu i doradcom podatkowym;
• dostawcom systemów obsługi klienta, wysyłki wiadomości i automatyzacji;
• Google, Meta lub TikTok – wyłącznie gdy odpowiednie narzędzie jest włączone i użytkownik udzielił wymaganej zgody;
• operatorom zewnętrznych platform sprzedażowych, jeżeli zamówienie lub jego obsługa jest z nimi związana;
• doradcom prawnym, ubezpieczycielom i podmiotom pomagającym dochodzić lub bronić roszczeń;
• organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Część odbiorców działa jako podmiot przetwarzający na polecenie Administratora, a część – np. operatorzy płatności – jako odrębni administratorzy w zakresie określonym ich przepisami i politykami prywatności.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Podstawowa infrastruktura sklepu jest dobierana z uwzględnieniem lokalizacji w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli użytkownik zgodzi się na usługi Google, Meta lub TikTok, dane mogą być przetwarzane także poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Dostawcy powinni stosować właściwy mechanizm legalizujący transfer, np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne, oraz dodatkowe zabezpieczenia wymagane przez prawo. Szczegóły znajdują się w politykach prywatności poszczególnych dostawców dostępnych w deklaracji cookies.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach przewidzianych przez RODO przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie można przesłać na biuro@kulczyckidesign.pl. Możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Niektóre prawa podlegają ograniczeniom, np. gdy dalsze przechowywanie danych jest wymagane prawem.

9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Za zgodą użytkownika narzędzia reklamowe mogą tworzyć grupy odbiorców i dopasowywać reklamy na podstawie aktywności internetowej. Można temu zapobiec, odmawiając lub wycofując zgodę marketingową.

10. Pliki cookie i podobne technologie

1. Sklep używa niezbędnych plików cookie i podobnych technologii w celu utrzymania sesji, logowania, koszyka, bezpieczeństwa formularzy i zapamiętania wyborów prywatności.
2. Cookies preferencyjne, statystyczne i marketingowe są uruchamiane dopiero po zgodzie użytkownika. Zgoda nie może być domyślnie zaznaczona i można ją wycofać tak samo łatwo, jak została udzielona.
3. Cookies można również ograniczać w ustawieniach przeglądarki. Usunięcie lub zablokowanie niezbędnych cookies może spowodować wylogowanie, opróżnienie koszyka albo brak możliwości skorzystania z części funkcji.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowane połączenie HTTPS, kontrolę dostępu, haszowanie haseł, uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla kont uprzywilejowanych, ochronę formularzy, ograniczenia liczby prób, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa i kopie zapasowe. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do realizacji określonych zadań.

12. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, funkcji sklepu, dostawców lub sposobów przetwarzania. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na tej stronie wraz z datą obowiązywania. Jeżeli zmiana istotnie wpływa na sposób korzystania z danych, poinformujemy o niej w odpowiedni do okoliczności sposób.